Заключение договора на хранение зерна.
Договор на услуги элеватора оформляется в коммерческом отделе до фактического поступления зерна на элеватор. Во время приемки урожая в ночное время представитель клиента – собственника зерна, оформляет договор в коммерческом отделе на следующее утро (не позднее 12 часов дня).Специалист коммерческого отдела ведет учет подписанных договоров, на основании которого составляет «Перечень клиентов», следит за правильностью и полнотой заполнения бланков договоров, хранит экземпляры договоров, принадлежащие элеватору.
Обязательными реквизитами договора являются:
- полное наименование предприятия;
- Ф.И.О. руководителя;
- нормативный документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность;
- юридический и фактический адреса предприятия;
- банковские реквизиты;
- культура;
- стоимость услуг элеватора (тарифная группа);
- печати и подписи обеих сторон.
Основным входящим документом при приемке зерна с автотранспорта является товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме СП-31, которая поступает вместе с автомобилем. Автомобиль с зерном и сопроводительными документами поступает на визировочную станцию, где осуществляется отбор проб для оценки качества.
Проводятся предварительные анализы на определение:
- влажности (при помощи влагомера);
- натуры;
- засоренности (чистое, среднечистое, сорное);
- цвета;
- запаха;
- зараженности.
Далее лаборант помещает пробу в бункер. По результатам первичного анализа на ТТН лаборант записывает следующие показатели:
• банка №;
• склад;
• завальная яма №;
• силос №;
и подтверждает эти данные своей подписью.
Весовщик автомобильных весов получает от водителя или от представителя поставщика все экземпляры ТТН, и после взвешивания автомобиля с зерном заносит в ИС следующие данные:
• время прибытия автомобиля;
• номер накладной;
• наименование сдатчика;
• номер автомобиля и прицепа;
• наименование культуры и вес брутто.
После этого он указывает на первом экземпляре накладной порядковый № записи в «Журнале регистрации взвешивания грузов на автомобильных весах» форма № ЗПП-28, № автовесов и вес брутто, заверяя эти данные своей подписью.
Возможны два варианта регистрации веса:
• При наличии автоматизированных весов, использующих для определения веса тензодатчики, регистрация веса производится автоматически при нажатии весовщиком кнопки «ВЗВЕСИТЬ» в КИС «КЛАРИС». При этом весовщик не может вручную корректировать показания весов.
• Если весы не оборудованы тензодатчиками, весовщик имеет возможность вносить вес брутто с клавиатуры на основании показаний весов, при этом все остальные поля регистрационной записи ему не доступны. После завершения ввода и сохранения документа поле «Брутто» также блокируется.
По окончании процедуры взвешивания электронному документу ТТН присваивается статус «БРУТТО». Во время снятия показаний весов во избежание возможных разногласий в определении веса представитель владельца зерна или водитель должны наблюдать за цифровым дисплеем. Весовщик проставляет во всех экземплярах накладной массу брутто автомобиля с зерном, штамп элеватора и свою подпись. На первом экземпляре ТТН проставляется номер записи в весовом журнале. Одновременно с этим в весовой журнал по форме ЗПП-28 заносится:
• номер накладной;
• наименование владельца зерна;
• номер автомобиля;
• культура, класс;
• масса брутто.
В КИС «КЛАРИС» имеется возможность печати весового журнала, но для обеспечения дополнительной надежности имеет смысл заполнять данный журнал вручную и в случае необходимости производить сверку с распечатками из системы.
После разгрузки автомобиль повторно поступает на весовую для взвешивания веса тары. На рабочем месте весовщика отображаются электронные ТТН автомобилей прошедших этапы визировки и взвешивания веса брутто. Весовщик выбирает запись соответствующую данному автомобилю и производит регистрацию веса тары в системе ККУ. Действия весовщика и системы ККУ аналогичны этапу взвешивания брутто. По окончании процедуры взвешивания тары электронной ТТН присваивается статус «НЕТТО» и она окончательно блокируется от изменений, при этом масса нетто принятого зерна автоматически рассчитывается как разность между весом брутто и весом тары. Данные по весу тары и нетто проставляются в соответствующие графы весового журнала. Каждая запись весового журнала визируется весовщиком.
В случае возникновения ошибок во время взвешивания автомобиля при использовании автоматизированной системы ККУ оператором (весовщиком) составляется акт на исправление записи в базе данных системы ККУ, с указанием поля, в котором выявлена ошибка, ошибочного значения, необходимого правильного значения, причины возникновения ошибки, фамилии оператора допустившего ошибку. Акт подписывается оператором, старшим мастером и руководителем элеватора. Затем в систему ККУ вносится дополнительная запись, изменяющая зарегистрированный вес либо другие данные.
При несовпадении массы нетто по данным отправителя и данным элеватора составляется акт на излишки или недостачу массы. Акт выписывается весовщиком из КИС «КЛАРИС» на основании электронной ТТН (где указан вес по данным весов элеватора) и данных грузоотправителя (вносятся весовщиком при формировании акта из накладной поставщика).
Акт содержит следующие данные:
- дата заполнения;
- фамилия весовщика;
- фамилия водителя, доставившего зерно (или представителя владельца зерна, присутствовавшего при взвешивании);
- номер автомобиля;
- культура, класс;
- номер товаротранспортной накладной;
- масса брутто-тара-нетто по данным отправителя и получателя;
- масса излишка и недостачи;
- подписи весовщика, водителя (представителя владельца зерна) и материально-ответственного лица (старшего мастера производственного участка, сменного мастера).