Лабораторный анализ образцов поступившего зерна
Лабораторный анализ среднесуточных образцов проводится на следующий день после поступления зерна в разрезе культур и хозяйств. В процессе проведения анализа лаборантом, в КИС «КЛАРИС» выполняется регистрация лабораторного анализа (создается документ «Карточка анализа зерна»). В форме данного документа производится расчет среднего показателя влажности (в процентах) на основании введенных данных по замерам (весу навески) и средних показателей сорной, зерновой и масличной примесей (в процентах) на основании веса присутствующих в образце фракций, вводимых лаборантом. Регистрация в КИС «КЛАРИС» результатов анализа проб, отобранных при ЖД приемке, производится аналогично за исключением случаев наличия расхождений между данными поставщика и данными ПТЛ элеватора, превышающих установленные нормы. В этом случае анализ производится силами Государственной хлебной инспекции и считается окончательным для приемки зерна. После регистрации анализа и сохранения карточек из системы распечатываются два экземпляра «Карточки анализа зерна» по форме ЗПП-47, один экземляр хранится в лаборатории, второй в оперативном отделе бухгалтерии совместно с ТТН и реестром ТТН.
На основании электронного документа «Карточка анализа зерна» из системы могут быть распечатаны журналы «Регистрация показателей влажности» по форме ЗПП-51 и "Регистрация лабораторных анализов" по форме ЗПП-49.
Оформление документов на поступившее зерно в оперативном отделе бухгалтерии.
Реестр ТТН.
До 12 часов следующего рабочего дня бухгалтер оперативного отдела инициирует в КИС «Кларис» функцию генерации реестров ТТН на основании электронных ТТН, которые прошли через весовую в течение суток, и анализов среднесуточных образцов, сделанных лабораторией. В результате в системе формируются документы «Реестр ТТН» (в случае поступления зерна ЖД транспортом – акт на многовагонное поступление зерна ЗПП-14). Бухгалтер оперативного отдела проверяет правильность создания реестров, сверяя количество зерна, полученное в реестре с данными накладных, переданных в бухгалтерию с весовой.
Далее начальник ПТЛ привязывает каждый созданный в системе реестр к соответствующей карточке анализа зерна. При этом он не имеет прав на изменения реестра, также как и бухгалтер не имеет доступа к карточке анализа зерна. После того как начальник ПТЛ прикрепил реестр к карточке анализа зерна, бухгалтер оперативного учета рассчитывает зачетный вес принятого зерна, а также количество услуг, для дальнейшего использования при выставлении счетов. После чего бухгалтер распечатывает реестр ТТН по форме ЗПП-3 «Реестр накладных на принятое зерно с определением качества по среднесуточному образцу». Старший мастер производственного участка ставит подпись под первым разделом реестра, подтверждая количество принятого зерна, начальник ПТЛ ставит подпись под вторым разделом реестра, подтверждая качество принятого зерна, после чего реестр возвращается в оперативный отдел. Для зерна поступающего в региональный фонд бухгалтер оперативного учета дополнительно указывает в реестре цену и номер договора и на основании этих данных формируется третий раздел реестра ТТН для регионального фонда. Реестр подписывается бухгалтерами оперативного отдела в графах "Составил", "Проверил" и одновременно в системе делается отметка о проверке реестра, в форме соответствующего документа, после чего документы «Реестр ТТН» и «Карточка анализа зерна» блокируется от изменений. На основании созданных документов автоматически производится запись в журнале количественно-качественного учета зерна по форме ЗПП-36 и лицевом счете контрагента. Операции по выписке и оформлению реестра ТТН должны быть завершены не позднее 16-00 следующего рабочего дня после приемки зерна.