Учет ячменя и солода на элеваторе

Выдержки из Положения по учету

    Хранение, расход и движение ячменя и солода осуществляется на элеваторе. Материально-ответственным лицом на элеваторе является начальник элеватора. К солидарной материальной ответственности привлекаются сменные мастера элеватора. В связи с тем, что при приемке, а иногда и при выдаче со склада работу осуществляют рабочие-весовщики, они назначаются доверенными лицами начальника элеватора и директора завода. Назначение весовщиков осуществляется только по согласованию с материально-ответственными лицами.
    Материально–ответственные лица осуществляют количественно-качественный учет движения ячменя и солода и учет потерь ячменя и солода, образовавшихся во время хранения.

    Показателями качества при учете ячменя являются: влажность и содержание сорной примеси, при учете солода – влажность. Ячмень в процессе хранения, как правило, подсушивается, вследствие чего снижается влажность и масса. Таким образом имеют место потери или недостача. Влажность солода при хранении увеличивается, в связи с чем увеличивается масса и имеет место образование излишков.
    Списание недостачи ячменя или оприходование излишков солода, образовавшихся в процессе хранения, производится один раз в год при зачистке элеватора по акту зачистки (приложение 16).

Приемка зерна по количеству

    Количество зернового сырья определяется по массе взвешиванием на специальных весах. Качественные показатели (влажность, сорность, а для солода – влажность) определяются производственной лабораторией. Карточки результатов анализа (приложение 4, 5) из лаборатории поступают и хранятся на элеваторе. В зависимости от вида транспорта (автомобильный или железнодорожный), которыми доставляется ячмень, для каждого из них устанавливается особый  порядок учета.
    Каждую партию ячменя и солода, поступающую на элеватор, принимает начальник элеватора или уполномоченное лицо по количеству, взвешенному на вагонных, автомобильных или других автоматических производственных весах. Партией считается вагон, автомобиль, замочка.

    Каждая поступившая машина или вагон с зерном перевешивается на автомобильных или железнодорожных весах. Весовщик в весовом журнале на приемку зерна записывает номер машины или вагона, массу брутто, тару и нетто; номер сопроводительной товарно - транспортной накладной и номер качественного удостоверения. Необходимые записи делаются в сопроводительных документах. Масса нетто, указанная в накладной, приходуется начальником элеватора в установленном порядке. Накладная вместе с отчетом начальника элеватора на второй день передается в бухгалтерию бухгалтеру по зерну.
    Масса ячменя считается правильной, если расхождение между данными поставщика и получателя оправдываются нормой естественной убыли при перевозке и допустимым расхождением в показателях весов, равным ± 0,1%.
 Предельно допустимые нормы естественной убыли составляют:
при перевозке железнодорожным транспортом
 до 1000 км – 0,1%,
 от1000 – 2000 км – 0,15%,
 свыше 2000 км – 0,2%;
 при автоперевозках  - 0,09%, при перевозке насыпью;
 0,07% при перевозке в таре.
    Недостачи ячменя, не превышающие норм естественной убыли и расхождения весов отправителя и получателя, оформляются приемным актом (приложение 10). Зерно приходуется по фактической массе.
    На недостачи, превышающие нормы естественной убыли, составляется коммерческий акт (приложение 17). Причем, с общего количества недостачи снимается только недостача, оправданная нормой естественной убыли во время перевозки, а убыль от расхождения в показателях весов ±0,1% включается в неоправданную недостачу.

Приемка ячменя поступившего железнодорожным транспортом

    При поступлении на предприятие вагона с ячменем машинист локомотива, доставившего вагон, передает мастеру элеватора сопроводительные документы, оговоренные в договорах на поставку. Как правило, это:

•              -  товарно-транспортная накладная (т.т.н.), (приложение 18);
•              -  удостоверение о качестве;
•              -  сертификат соответствия;
•              -  гигиенический сертификат;
•              -  карантинное свидетельство;
•              -  счет-фактура.

Мастер элеватора проверяет эти документы, сверяет номера вагона с фактическими. Производит визуальный осмотр исправности вагона и целостности пломб. В случае обнаружения дефектов или нарушения пломб ставит в известность начальника смены, дежурного по железнодорожной станции, составляет акт (приложении 19), совместно с начальником смены принимает решение о дальнейших действиях.

• - Взвешивает вагон (брутто).
• -Сообщает лаборанту о прибытии груза.
• -Разгружает вагон в промежуточный приемный бункер.
• -Взвешивает пустой вагон (тара).
• -Заносит данные взвешивания в «Журнал регистрации взвешивания на вагонных весах поступающих и отправляемых грузов» (приложение 15).
• -Заполняет ведомость железнодорожных накладных на приемку ячменя (приложение 20).
• -Рассчитывает норму естественной убыли при транспортировке и допустимые расхождения в показаниях весов.
• -На основании этих данных выписывает приходный акт (приложение 10) на поступившее зерно.
• -На основании распоряжения начальника элеватора передает ячмень на хранение.
• -В случае обнаружения несоответствия в фактическом и заявленном  весе, которое не покрывается расчетом норм естественной убыли и допустимым расхождением весов, составляет акт (приложение 17). Акт составляется как при обнаружении недостачи, так и при обнаружении излишков.

    Все документы передаются начальнику элеватора на следующий день.

    Лаборант после получения сообщения о прибытии зерна:

• - знакомится с полученным качественным удостоверением, забирает его и сертификаты;
• - производит отбор проб согласно ГОСТ 13586.3-83;
• - составляет акт отбора проб (приложение 17);
• - определяет:

1. влажность и содержание белка на аппаратах «Инфралюм» и электровлагомере,
2. зараженность вредителями (ГОСТ 13586.4-83),
3. органолептические показатели (ГОСТ 10967-90).

В случае превышения установленных норм по влажности более 14%, по белку более 12%, при обнаружении зараженности, а также при обнаружении постороннего запаха или несоответствующего цвета немедленно ставит в известность начальника смены и мастера элеватора.
Затем проводит полный анализ зерна с определением всех показателей, предусмотренных ГОСТ 5060 – 86.
Данные анализа заносятся в Журнал регистрации показателей качества ячменя, поступающего железнодорожным транспортом (приложение 21).

  Приемка зерна, поступившего автомобильным транспортом.

 Приемка зерна осуществляется на автомобильных весах. Весовщик принимает у поставщика сопроводительные документы, осматривает машину на предмет отсутствия просыпи зерна, целостности и исправности тента, которым должно быть закрыто зерно. Дает разрешение для заезда на платформу автомобильных весов. Взвешивает автомобиль, определяя массу «брутто». Одновременно проводится отбор точечных проб при помощи автоматического пробоотборника. Допускается проводить отбор точечных проб вручную ручным специальным пробоотборником. Отбор проб производится лаборантом по правилам, установленным ГОСТом 13586.3-83 «Правила приемки и методы отбора проб». В отобранном зерне немедленно определяется влажность (влагомером), зараженность и производится органолептическая оценка. При обнаружении отклонений от ГОСТа 5060-86 «Ячмень пивоваренный» или особых условий, оговоренных договором на поставку, лаборант запрещает разгрузку, докладывает начальнику элеватора или, в его отсутствие, начальнику смены и мастеру элеватора, которые решают вопрос о приемке или возврате зерна поставщику. При получении положительного анализа лаборант разрешает выгрузку. Выгрузка без разрешения запрещена! После получения разрешения на выгрузку рабочие элеватора приступают к разгрузке. Пустая машина взвешивается весовщиком (вес тары). Данные о взвешивании записываются в весовом журнале (приложение 11). Весовщик заполняет приемный акт (приложение 22) и передает его мастеру элеватора. Лаборант проводит полный анализ ячменя, заполняет анализную карту (приложение 5), которая передается начальнику лаборатории. Далее действия аналогичны приемке зерна, поступившего железнодорожным транспортом.
Начальник производственной лаборатории на основании полученных данных анализа, документов качества полученных от поставщика, результатов повторного (при необходимости) анализа и расчета, средневзвешенных за сутки показателей качества заполняет анализную карту (приложение 5) на ячмень, поступивший за сутки, один экземпляр которой передает начальнику элеватора, другой – бухгалтеру по зерну. Данные о качестве зерна за сутки заносит в лабораторный  журнал приемки ячменя.

    Бухгалтер по зерну принимает:

• -  от начальника элеватора суточный отчет о движении зерна (приложение 23  ) и все первичные документы;
• -    от начальника лаборатории анализные карты (приложение 4, 5), проверяет их и на основании представленных документов
• -    заполняет реестры накладных (приложение 9,14) и журнал количественно-качественного учета зерна (приложение 6).

   Подработка зерна на элеваторе

Подработка зерна проводится только по письменному распоряжению главного технолога (приложение 2). Цель проведения подработки – доведение до кондиций, годных для солодоращения и качественной сохранности ячменя.
    Начальник элеватора обязан организовать качественное проведение работ по подработке и правильно оформить надлежащие документы.
    Весь ячмень, поступающий на подработку, взвешивается.
Результаты подработки оформляются актом на подработку (приложение 2).
Акт составляется на следующий день после окончания подработки, но не реже двух раз в месяц: 1 – 16 числа.
    Лаборатория не реже двух раз в смену проводит анализ качества зерна, поступающего на подработку, а также качество всех фракций, полученных после подработки. Отбор точечных проб во время подработки осуществляет машинист зерноочистительных машин.
    Во всех сортах ячменя и отходов определяется влажность и сорность, а в негодных отходах – процентное содержание зерна.
Уменьшение количества ячменя после подработки допускается только при соответствующем улучшении его качества (снижение влажности, сорной примеси, температуры и т. д.). Однако списать недостающее количество можно только при зачистке элеватора по акту зачистки (приложение 16).
    Акты о подработке составляются в двух экземплярах, один хранится у начальника элеватора, второй передается бухгалтеру по зерну вместе с анализными карточками лаборатории.
Полученные после подработки отходы взвешиваются и на основании документов списываются со счета зерна в журнале количественно-качественного учета, передаются на склад отходов, где приходуются в новом журнале по количеству и качеству.
    Учет отходов, полученных при  подработке ячменя, ведется по следующей классификации: кормовой зернопродукт 1 категории – зерновая смесь, состоящая из зерен ячменя и других культур, отнесенных по стандарту к зерновой примеси, с содержанием зерна от 70 до 85% включительно;

• кормовой зернопродукт 2 категории – с содержанием зерна свыше 50 до 70% включительно;
• кормовой зернопродукт 3 категории – с содержанием зерна от 30 до 50% включительно;
• кормовой зернопродукт 4 категории  -  с содержанием зерна свыше 10 до 30% включительно;
• кормовой зернопродукт 5 категории – с содержанием зерна от 2 до 10% включительно;
• отходы – с содержанием зерна до 2 %.

Отходы от полировки солода

    Отходы, полученные от очистки солода перед отправкой последнего потребителю, не реже одного раза в неделю собирают, взвешивают, лаборатория определяет их качество (количество целых зерен, половинок, экстрактивность). Отходы сдают на склад солода, приходуют и хранят до реализации или уничтожения. Хранение, списание, использование  или уничтожение их производят также  как  и отходов полученных при подработке ячменя. Передача оформляется на основании накладной (приложение 8), выписанной мастером элеватора и подписанной начальником элеватора. К накладной прикладывается анализная карта (приложение 4).

Учет сметок

    Хранение, приемка и передача ячменя и солода должны быть организованы таким образом, чтобы исключить возможность просыпания и потерь зерна. Ответственность за это лежит на начальнике элеватора. В случае просыпей зерна его немедленно собирают и очищают от посторонней примеси, сора.
    Образование сметок начальник элеватора оформляет актом (приложение 13), в акте обязательно указывается лицо, допустившее просыпь. Зерновые сметки по фактической массе и качеству приходуются по месту хранения и списываются со счета зерна при зачистке элеватора.

Порядок уничтожения негодных отходов

Порядок уничтожения негодных отходов  Отходы, которые не могут быть использованы (шелуха, ядовитые сорняки, испорченные зерна, зерновая пыль и т. д.) после взвешивания, определения качества лабораторией, заключения инспектора ГХИ об их непригодности для кормления животных, уничтожаются в присутствии специальной комиссии, назначенной приказом по заводу. На уничтожение отходов начальник элеватора составляет акт (приложение 1). В случаях, когда отходы, используемые на корм скоту, пришли в негодность вследствие неправильного хранения  или других  побочных причин, зависящих от работников предприятия, в акте должны быть указаны причины порчи и виновные лица.
    К акту прилагается анализная карта лаборатории и заключение ГХИ. После утверждения первый экземпляр передается бухгалтеру по зерну со всеми документами (анализная карта, заключение ГХИ, накладная на вывоз с территории), второй хранится у начальника элеватора до зачистки.

Порядок передачи ячменя в производство

    Отпуск зерна в производство осуществляется по распоряжению главного технолога. Мастер элеватора перед отпуском обязан поставить в известность лаборанта солодовни о начале операции. Лаборант осуществляет отбор проб с реверсивного транспортера в потоке согласно ГОСТ 13586.3-83, определяет качественные показатели влажности и сорной примеси и передает пробу для проведения полного анализа. Мастер элеватора выписывает накладную (приложение 7) в двух экземплярах. Первый экземпляр передается начальнику элеватора и сдается вместе с суточным отчетом бухгалтеру по зерну. Второй экземпляр передается сменному технологу солодовни, затем главному технологу и вместе с месячным отчетом о производстве солода сдается бухгалтеру по зерну.
    Бухгалтер по зерну на основании накладных производит списание зерна с лицевого счета в журнале количественно-качественного учета по фактической массе, влажности и содержанию сорной примеси.

Ведение журнала количественно-качественного учета ячменя и солода

    Этот журнал (приложение 6) ведется бухгалтером по зерну. Бухгалтер несет ответственность за правильность и своевременность записей. Журнал перед началом записей должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен на последней странице подписями директора, главного бухгалтера и печатью предприятия. На последней странице указывается, сколько в журнале пронумеровано и прошнуровано листов. Никаких подчисток, помарок и перечеркиваний не допускается. Записи производятся чернилами четко, чисто и разборчиво. Исправление записей возможно производить красными чернилами, с обязательной оговоркой об исправлении, за подписью лица, сделавшего исправление.
    Отдельный журнал ведется по солоду и ячменю. Причем на неочищенный ячмень, ячмень 1 и 2 сорта, а также на каждый вид отходов в журнале открывается отдельный лицевой счет. А в журнале учета солода открываются отдельные счета на солод: высокого качества, 1-го , 2-го классов и отходы от полировки.
 Контроль за правильным ведением журналов осуществляет главный бухгалтер.
Записи о количестве и качестве в приходной части журнала ведутся на основании документов: приемные акты (приложение 10, 22), анализная карта лаборатории (приложение 4, 5),  по массе, установленной на предприятии и качеству, установленному в заводской лаборатории.
    Записи в расходной части на основании расходных документов (накладная, анализная карта или качественное удостоверение, акты на подработку и уничтожение негодных отходов).
    По окончании месяца все количественные показатели подсчитываются, сверяются с материально-ответственным лицом (начальником элеватора) и по тексту (прописью) записывают книжный остаток на первое число следующего месяца и сумма ежедневных остатков.
Данный журнал является основанием для составления акта зачистки элеватора.
Одновременно с заполнением журнала количественно-качественного учета бухгалтером по зерну заполняются реестры накладных (приложение 9, 14).

Зачистка складов ячменя и солода

Перед составлением акта зачистки элеватора обязательно проводится инвентаризация остатков ячменя или солода по состоянию на день зачистки складов. Зачистка ячменя проводится не реже 1 раза в год в период наименьших остатков.
    Инвентаризацию ячменя и солода проводит специальная комиссия, утвержденная приказом директора завода, с обязательным участием в ее составе главного технолога, начальника лаборатории, главного бухгалтера (в этом же приказе указываются также порядок инвентаризации, сроки начала и конца инвентаризации) путем сплошной и полной перевески ячменя и солода.
    До начала инвентаризации ячменя или солода начальник элеватора должен провести на складах следующие подготовительные работы:

• -    обеспечить потребное количество рабочих для перевески зерна;
• -    обеспечить на местах перевески ячменя и солода наличие поверенных (клейменых) весов и гирь (запрещается производить перевеску зерна на неисправных и неклейменых весах);
• -    привести в полное соответствие все записи по приходу и расходу ячменя или солода по журналу количественного и качественного учета и карточкам бухгалтерского учета;
• -    сверить данные складского и бухгалтерского учета и в случае выявления расхождений выяснить причину образования этих расхождений и устранить их;
• -    у лиц, ответственных за сохранность ячменя или солода, до начала инвентаризации комиссия должна взять расписку о том, что все документы по приходу и расходу ячменя или солода сданы в бухгалтерию и что не оприходованного или не списанного в расход и не отраженного в учете ячменя или солода не имеется.

Взвешивание ячменя или солода производится инвентаризационной комиссией в присутствии заведующего складом (материально-ответственного лица). Каждый член инвентаризационной комиссии ежедневно ведет ведомость отвесов. В конце рабочего дня ведомости отвесов сверяются, подсчитываются и после итога за день подписываются инвентаризационной комиссией и материально- ответственным лицом. Члены инвентаризационной комиссии не имеют права подписывать ведомости отвесов, если они не принимали личного участия в перевеске. Они несут уголовную ответственность за включение в ведомость отвесов и в акты инвентаризации неправильных данных о наличии ячменя или солода.
    По окончании перевески всего ячменя или солода, находящегося на элеваторе, все ведомости отвесов подсчитываются, и итоги их заносятся в акт инвентаризации.
    Если в процессе перевески материально - ответственное лицо заявит протест по определению массы и качества зерна, это возражение должно быть немедленно рассмотрено администрацией и инвентаризационной комиссией (с участием заявителя) с принятием соответствующих мер
    Во время инвентаризации отпуск ячменя или солода производится из перевешенного зерна.
    Одновременно с инвентаризацией наличия ячменя или солода  на складе определяют их качество путем лабораторного анализа образцов, отобранных во время перевески от каждого отвеса по правилам отбора проб и методам анализов, указанных в ГОСТе 13586.3-83.
    По результатам перевески составляется акт инвентаризации, а по результатам инвентаризации и движения зерна  за год – акт зачистки складов.
    За правильное и своевременное проведение инвентаризации несут ответственность директор завода и главный бухгалтер. Все исправления в ведомости отвесов должны быть оговорены и подписаны теми же лицами.
Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах, из которых один экземпляр остается у начальника элеватора, второй – вместе с ведомостями отвесов поступает в бухгалтерию и на основании его составляется сличительная ведомость и акт зачистки. Эти акты заполняются без подчисток, помарок и исправлений. В случае необходимости исправленный акт переписывается. Количество зерна в актах указывается в килограммах, а средневзвешенные показатели влажности и сорности – с точностью до 0,01%. Дробные доли до 0,004% включительно отбрасываются, а от 0,005% и выше принимаются за 0,01%, например, 1,155=1,16%.
    Результаты инвентаризации ячменя определяются с учетом показателей по влажности и сорной примеси, а солода – с учетом показателей по влажности.
    Выявленные при перевеске ячменя или солода сметки, представляющие собой смесь зерна с посторонним сором, перевешиваются, определяется количество зерна в них, и на сметки составляется отдельный акт.
    По окончании перевески или полного израсходования ячменя и солода комиссия по инвентаризации и зачистке  в пятидневный срок устанавливает результаты операций на основании следующих книг и первичных документов:

• -    журналов количественно-качественного учета, проверенных в отношении количества и качества по первичным документам, а также правильности подсчетов итогов и средневзвешенных показателей по влажности и сорности примеси;
• -    складских отчетов и первичных приходно-расходных документов: анализных карточек, реестров накладных, приемных квитанций, накладных, фактур, железнодорожных накладных и др.;
• -    распоряжений на перемещение зерна и солода;
• -    актов на подработку и уничтожение негодных отходов;
• -    коммерческих актов и актов-рекламаций на расхождение по качеству;
• -    актов на образование сметок;
• -    записей о качестве в удостоверениях, анализных карточках и лабораторных журналах.

Размер недостач ячменя и солода определяется как разность между книжным остатком и фактическим остатком, установленным в результате перевески. Недостачи ячменя могут быть оправданные и неоправданные; оправдываются недостачи, образовавшиеся вследствие улучшения качества ячменя во время хранения и подработки (снижение влажности и сорности). При этом недостачи оправдываются раньше всего за счет улучшения качества по влажности и сорности, а затем в пределах норм естественной убыли зерна при хранении, за счет наличия зерна в сметках.
    Если при зачистке склада выявлен излишек зерна, то он должен быть оприходован бухгалтерией немедленно.