Страница 2 из 7
Заключение договора на хранение зерна.
Договор на услуги элеватора оформляется в коммерческом отделе до фактического поступления зерна на элеватор. Во время приемки урожая в ночное время представитель клиента – собственника зерна, оформляет договор в коммерческом отделе на следующее утро (не позднее 12 часов дня).Специалист коммерческого отдела ведет учет подписанных договоров, на основании которого составляет «Перечень поклажедателей», следит за правильностью и полнотой заполнения бланков договоров, хранит экземпляры договоров, принадлежащие элеватору.
Обязательными реквизитами договора являются:
- - полное наименование предприятия
- - Ф.И.О. руководителя
- - нормативный документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность
- - юридический и фактический адреса предприятия
- - банковские реквизиты
- - культура
- - стоимость услуг элеватора (тарифная группа)
- - печати и подписи обеих сторон.
Приемка зерна с автотранспорта.
Основным входящим документом при приемке зерна с автотранспорта является товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме СП-31, которая поступает вместе с автомобилем. Автомобиль с зерном и сопроводительными документами поступает на визировочную станцию, где осуществляется отбор проб для оценки качества.
Проводятся предварительные анализы на определение:
- - влажности (при помощи влагомера)
- - натуры
- - засоренности (чистое, среднечистое, сорное)
- - цвета
- - запаха
- - зараженности
Далее лаборант помещает пробу в бункер и проводит регистрацию поступившего автомобиля в ПК ККУ. В результате в системе появляется электронный документ ТТН с указанием: даты и времени поступления, наименования контрагента, наименования культуры, номер автомобиля, предварительная влажность зерна, показатели качества зерна (запах, зараженность), место разгрузки и номер бункера для хранения образца. Данный документ имеет статус «ВИЗИРОВКА» и доступен с рабочего места весовщика (только для указания веса брутто). В конце смены лаборант визировочной станции распечатывает журнал регистрации поступления зерна, включающий все данные о поступивших автомобилях за смену.
После завершения регистрации автомобиль поступает на весовую для взвешивания «брутто». В ПК ККУ на рабочем месте весовщика отображаются все введенные на визировке документы ТТН. В процессе взвешивания весовщик выбирает запись со-ответствующую поступившему автомобилю и регистрирует вес брутто в ПК ККУ. Возможны два варианта регистрации веса:
- При наличии автоматизированных весов, использующих для определения веса тензодатчики, регистрация веса производится автоматически при нажатии ве-совщиком кнопки «ВЗВЕСИТЬ» в ПК ККУ, весовщик не имеет права коррек-тировать показания весов.
- Если весы не оборудованы тензодатчиками, весовщик имеет возможность вносить вес брутто с клавиатуры на основании показаний весов, при этом все остальные поля регистрационной записи ему не доступны. После завершения ввода и сохранения документа поле «Брутто» также блокируется.
По окончании процедуры взвешивания электронному документу ТТН присваивается статус «БРУТТО». Во время снятия показаний весов во избежание возможных разногласий в определении веса представитель владельца зерна или водитель должны наблюдать за цифровым дисплеем. Весовщик проставляет во всех экземплярах накладной массу брутто автомобиля с зерном, штамп элеватора и свою подпись. На первом экземпляре ТТН проставляется номер записи в весовом журнале. Одновременно с этим в весовой журнал по форме ЗПП-28 заносится:
- - номер накладной
- - наименование владельца зерна
- - номер автомобиля
- - культура, класс
- - масса брутто
После разгрузки автомобиль повторно поступает на весовую для взвешивания веса тары. На рабочем месте весовщика отображаются электронные ТТН автомобилей прошедших этапы визировки и взвешивания веса брутто. Весовщик выбирает запись соответствующую данному автомобилю и производит регистрацию веса тары в системе ККУ. Действия весовщика и системы ККУ аналогичны этапу взвешивания брутто. По окончании процедуры взвешивания тары электронной ТТН присваивается статус «НЕТТО» и она окончательно блокируется от изменений, при этом масса нетто принятого зерна автоматически рассчитывается как разность между весом брутто и весом тары. Данные по весу тары и нетто проставляются в соответствующие графы весового журнала. Каждая запись весового журнала визируется весовщиком.
В случае возникновения ошибок во время взвешивания автомобиля при использовании автоматизированной системы ККУ оператором (весовщиком) составляется акт на исправление записи в базе данных системы ККУ, с указанием поля, в котором выявлена ошибка, ошибочного значения, необходимого правильного значения, причины возникновения ошибки, фамилии оператора допустившего ошибку. Акт подписывается оператором, старшим мастером и руководителем элеватора. Затем в систему ККУ вносится дополнительная запись, изменяющая зарегистрированный вес либо другие данные. Программный комплекс ККУ должен предоставлять возможность печати журнала корректировок для проверки внесенных исправлений в ходе проведения аудита.
При несовпадении массы нетто по данным отправителя и данным элеватора со-ставляется акт на излишки или недостачу массы. Акт выписывается весовщиком из ПК ККУ на основании электронной ТТН (где указан вес по данным весов элеватора) и данных грузоотправителя (вносятся весовщиком при формировании акта из накладной поставщика).
Акт содержит следующие данные:
- - дата заполнения
- - фамилия весовщика
- - фамилия водителя, доставившего зерно (или представителя владельца зерна, присутствовавшего при взвешивании)
- - номер автомобиля
- - культура, класс
- - номер товаротранспортной накладной
- - масса брутто-тара-нетто по данным отправителя и получателя
- - масса излишка и недостачи
- - подписи весовщика, водителя (представителя владельца зерна) и материально-ответственного лица (старшего мастера производственного участка, сменного мастера)
Приемка зерна с железнодорожного транспорта
Основными сопроводительными документами при поступлении зерна ЖД транс-портом являются ЖД накладная и удостоверение о качестве зерна, выписанное лабораторией элеватора-отправителя. Взвешивание вагона с зерном проводит мастер погрузо-разгрузочных работ совместно с материально-ответственным лицом (старшим мастером производственного участка, сменным мастером) и представителем железнодорожной станции на 150-тонных вагонных весах. Взвешивание производится с обязательной остановкой и расцепкой вагонов. На ЖД весовой в ПК ККУ создается электронный документ ЖД- ТТН (железнодорожная накладная), которая содержит следующие данные:
- - номер вагона
- - станция отправления
- - станция и дорога назначения
- - отправитель
- - получатель
- - наименование культуры, класс
- - номер удостоверения о качестве зерна
- - масса брутто
Выгрузка зерна производится в соответствии с планом приемки и размещения зерна. Зерно размещается в отдельном силосе или складе, чтобы иметь возможность сделать повторные анализы в случае расхождения фактических показателей качества с данными, указанными в удостоверении о качестве зерна. В процессе выгрузки лаборантом отбираются пробы для анализа.
По окончании разгрузки вагон повторно поступает на ЖД весовую для определения веса тары. На рабочем месте весовщика в системе ККУ отображаются все заре-гистрированные ЖД-ТТН, имеющие статус «БРУТТО». Весовщик производит выбор документа соответствующего взвешиваемому в данный момент вагону и регистрирует показания весов в поле «Тара». Показатель веса нетто рассчитывается автоматически как разность между весом брутто и тары. По окончании взвешивания электронный документ ЖД-ТТН окончательно блокируется от внесения изменений и ему присваивается статус «НЕТТО». В случае выявления ошибок в ЖД-ТТН весовщиком выписывается акт на исправление изменений аналогичный тому, который выписывается на автовесовой, также аналогична вся процедура внесения исправлений в систему.