Заключение договора на хранение зерна.

Договор на услуги элеватора оформляется в коммерческом отделе  до фактического поступления зерна на элеватор. Во время приемки урожая в ночное время представитель клиента – собственника зерна, оформляет договор в коммерческом отделе на следующее утро (не позднее 12 часов дня).
Специалист коммерческого отдела ведет учет подписанных договоров, на основании которого составляет «Перечень поклажедателей», следит за правильностью и полнотой заполнения бланков договоров, хранит экземпляры договоров, принадлежащие элеватору.
Обязательными реквизитами договора являются:

• -    полное наименование предприятия
• -    Ф.И.О. руководителя
• -    нормативный документ, на основании которого предприятие осуществляет деятельность
• -    юридический и фактический адреса предприятия
• -    банковские реквизиты
• -    культура
• -    стоимость услуг элеватора (тарифная группа)
• -    печати и подписи обеих сторон.

В процессе заключения договора сотрудником коммерческого отдела (Юристом)  регистрируется новый элемент справочника «Контрагенты». Одним из полей справочника является поле «Тариф» в котором указывается группа тарифов (из справочника «Тарифы») соответствующая данному контрагенту.

Приемка зерна с автотранспорта.

Основным входящим документом при приемке зерна с автотранспорта является товарно-транспортная накладная (ТТН) по форме СП-31, которая поступает вместе с автомобилем. Автомобиль с зерном и сопроводительными документами поступает на визировочную станцию, где осуществляется отбор проб для оценки качества.
Проводятся предварительные анализы на определение:

• -    влажности (при помощи влагомера)
• -    натуры
• -    засоренности (чистое, среднечистое, сорное)
• -    цвета
• -    запаха
• -    зараженности

Далее лаборант помещает пробу в бункер и проводит регистрацию поступившего автомобиля в ПК ККУ. В результате в системе появляется электронный документ ТТН с указанием: даты и времени поступления, наименования контрагента,  наименования культуры, номер автомобиля, предварительная влажность зерна, показатели качества зерна (запах, зараженность), место разгрузки и номер бункера для хранения образца. Данный документ имеет статус «ВИЗИРОВКА» и доступен с рабочего места весовщика (только для указания веса брутто). В конце смены лаборант визировочной станции распечатывает журнал регистрации поступления зерна, включающий все данные о поступивших автомобилях за смену.
После завершения регистрации автомобиль поступает на весовую для взвешивания «брутто». В ПК ККУ на рабочем месте весовщика отображаются все введенные на визировке документы ТТН. В процессе взвешивания весовщик выбирает запись со-ответствующую поступившему автомобилю и регистрирует вес брутто в ПК ККУ. Возможны два варианта регистрации веса:
-    При наличии автоматизированных весов, использующих для определения веса тензодатчики, регистрация веса производится автоматически при нажатии ве-совщиком кнопки «ВЗВЕСИТЬ» в  ПК ККУ, весовщик не имеет права коррек-тировать показания весов.
-    Если весы не оборудованы тензодатчиками, весовщик имеет возможность вносить вес брутто с клавиатуры на основании показаний весов, при этом все остальные поля регистрационной записи ему не доступны. После завершения ввода и сохранения документа поле «Брутто» также блокируется.
По окончании процедуры взвешивания электронному документу ТТН присваивается статус «БРУТТО».  Во время снятия показаний весов во избежание возможных разногласий в определении веса представитель владельца зерна или водитель должны наблюдать за цифровым дисплеем. Весовщик проставляет во всех экземплярах накладной массу брутто автомобиля с зерном, штамп элеватора и свою подпись. На первом экземпляре ТТН проставляется номер записи в весовом журнале. Одновременно с этим в весовой журнал по форме ЗПП-28 заносится:

• -    номер накладной
• -    наименование владельца зерна
• -    номер автомобиля
• -    культура, класс
• -    масса брутто

В ПК ККУ имеется возможность печати весового журнала, но для обеспечения дополнительной надежности имеет смысл заполнять данный журнал вручную и в случае необходимости производить сверку с распечатками из системы.
После разгрузки автомобиль повторно поступает на весовую для взвешивания веса тары. На рабочем месте весовщика отображаются электронные ТТН автомобилей прошедших этапы визировки и взвешивания веса брутто. Весовщик выбирает запись соответствующую данному автомобилю и производит регистрацию веса тары в системе ККУ. Действия весовщика и системы ККУ аналогичны этапу взвешивания брутто. По окончании процедуры взвешивания тары электронной ТТН присваивается статус «НЕТТО» и она окончательно блокируется от изменений, при этом масса нетто принятого зерна автоматически рассчитывается как разность между весом брутто и весом тары. Данные по весу тары и нетто проставляются в соответствующие графы весового журнала. Каждая запись весового журнала визируется весовщиком.
В случае возникновения ошибок во время взвешивания автомобиля при использовании автоматизированной системы ККУ оператором (весовщиком) составляется акт на исправление записи в базе данных системы ККУ, с указанием поля, в котором выявлена ошибка, ошибочного значения, необходимого правильного значения, причины возникновения ошибки, фамилии оператора допустившего ошибку. Акт подписывается оператором, старшим мастером и руководителем  элеватора. Затем в систему ККУ вносится дополнительная запись, изменяющая зарегистрированный вес либо другие данные. Программный комплекс ККУ должен предоставлять возможность печати журнала корректировок для проверки внесенных исправлений в ходе проведения аудита.
При несовпадении массы нетто по данным отправителя и данным элеватора со-ставляется акт на излишки или недостачу массы. Акт выписывается весовщиком из ПК ККУ на основании электронной ТТН (где указан вес по данным весов элеватора) и данных грузоотправителя (вносятся весовщиком при формировании акта из накладной поставщика).  
Акт содержит следующие данные:

• -    дата заполнения
• -    фамилия весовщика
• -    фамилия водителя, доставившего зерно (или представителя владельца зерна, присутствовавшего при взвешивании)
• -    номер автомобиля
• -    культура, класс
• -    номер товаротранспортной накладной
• -    масса брутто-тара-нетто по данным отправителя и получателя
• -    масса излишка и недостачи
• -    подписи весовщика, водителя (представителя владельца зерна) и материально-ответственного лица (старшего мастера производственного участка, сменного мастера)

Акт печатается  в 3 экземплярах. Первый экземпляр прилагается к ТТН, второй ос-тается у грузоотправителя, а третий подшивается весовщиком в папку и хранится на весовой.


Приемка зерна с железнодорожного транспорта
Основными сопроводительными документами при поступлении зерна ЖД транс-портом являются ЖД накладная и удостоверение о качестве зерна, выписанное лабораторией элеватора-отправителя. Взвешивание вагона с зерном проводит мастер погрузо-разгрузочных работ совместно с материально-ответственным лицом (старшим мастером производственного участка, сменным мастером) и представителем железнодорожной станции на 150-тонных вагонных весах. Взвешивание производится с обязательной остановкой и расцепкой вагонов. На ЖД весовой в ПК ККУ создается электронный документ ЖД- ТТН (железнодорожная накладная), которая содержит следующие данные:

• -    номер вагона
• -    станция отправления
• -    станция и дорога назначения
• -    отправитель
• -    получатель
• -    наименование культуры, класс
• -    номер удостоверения о качестве зерна
• -    масса брутто

В случае если ЖД весовая оборудована тензовесами, регистрация веса в ЖД-ТТН производится после нажатия кнопки «Взвесить» в ПК ККУ. Иначе вес брутто вносится весовщиком вручную. Данные взвешивания также фиксируются в весовом журнале ЗПП-29. После взвешивания и регистрации веса в системе, поле брутто в документе ЖД-ТТН блокируется и документу присваивается статус «БРУТТО». Далее вагон поступает на разгрузку.
Выгрузка зерна производится в соответствии с планом приемки и размещения зерна. Зерно размещается в отдельном силосе или складе, чтобы иметь возможность сделать повторные анализы в случае расхождения фактических показателей качества с данными, указанными в удостоверении о качестве зерна. В процессе выгрузки лаборантом отбираются пробы для анализа.
По окончании разгрузки вагон повторно поступает на ЖД весовую для определения веса тары. На рабочем месте весовщика в системе ККУ отображаются все заре-гистрированные ЖД-ТТН, имеющие статус «БРУТТО». Весовщик производит выбор документа соответствующего взвешиваемому в данный момент вагону и регистрирует показания весов в поле «Тара». Показатель веса нетто рассчитывается автоматически как разность между весом брутто и тары. По окончании взвешивания электронный документ ЖД-ТТН окончательно блокируется от внесения изменений и ему присваивается статус «НЕТТО». В случае выявления ошибок в ЖД-ТТН весовщиком выписывается акт на исправление изменений аналогичный тому, который выписывается на автовесовой, также аналогична вся процедура внесения исправлений в систему.